ייעול תהליכים עסקיים - למה זה חשוב? 

כבעל עסק קטן או בינוני אתם יכולים לחשוב: "למה אני בכלל צריך להתעסק בייעול תהליכים עסקיים?" או במקרה היותר קיצוני " למה אני בכלל צריך לחשוב על תהליכים עסקיים?"

המציאות היא שכולנו מבצעים משימות רבות בכל יום מבלי לחשוב על התהליכים שמניעים אותן. עם זאת, אם אתם עוצרים שנייה וחושבים במשך כמה דקות על הדברים הפשוטים שאתם עושים בכל יום, כמו: התארגנות בבוקר, בישול, ניקיון, קניות או מה שלא יהיה, סביר להניח שתשימו לב לכך שאתם מבצעים את המשימות בצורה קצת שונה בכל פעם.

כמובן שקיים הבדל מהותי בין משימה המתבצעת באופן חד פעמי, לבין משימה המתבצעת שוב ושוב.

אם מדובר במשימה המתבצעת שוב ושוב, חשוב לשים לב לתהליך המרכיב את ביצוע המשימה בגלל מספר סיבות:

• ייתכן ש המשימה תצטרך להתבצע על ידי אנשים שונים בזמנים שונים. אלא אם כן תהליך השלמת המשימה מתועד, קיים סיכוי גבוה שאורית תבצע את המשימה בצורה שונה מעידו, אשר בתורו ישלים את המשימה בצורה אחרת לגמרי.
• התוצאות שתקבלו עשויות להיות שונות מאוד. למשל הזמן, המהירות, שביעות רצון ועוד גורמים אחרים... אנו יודעים כי שינוי באופן בו משימות מתבצעות, או בקצרה, שינוי בתהליך הוא בדרך כלל הגורם מס' 1 ליעילות ובזבוז.

אני בטוחה שאתם יודעים שאם אתם שולטים בתהליך, הפוטנציאל שלכם להשפיע באופן משמעותי על התוצאה במונחים של עלות, יעילות ואיכות עולה משמעותית.

כבעל עסק קטן, סביר להניח שאתם לא זרים לעובדה שיש לכם הרבה משימות להשלים. לכן, אתם נמצאים בסיכון גדול יותר לשינוי בתוצאות שאתם מקבלים לעומת אם הייתם עובדים לפי תהליך קבוע.

לפיכך, חשוב שאתם תיקחו את הזמן ותגדירו את תהליכי הליבה שלכם. למשל: אילו נתונים אתם צריכים על מנת להתחיל בתהליך, מהי התוצאה המתקבלת הרצויה ומהו התהליך שיביא לכם את התוצאה הזו.

עכשיו, יכול להיות  שחלק מכם קוראים את זה ואומרים: אין לי עסק מתחום הייצור אז, כל הנושא של תיעוד תהליכים לא חל עלי.

העניין הוא שאתם טועים! בכל עסק יש נתוני קלט, תוצאה רצוייה ותהליך מסויים המניב לכם את התוצאה הרצוייה.

לאחר שהגדרתם את התהליכים המרכזיים שלכם, יש לאסוף נתונים על מנת שתדעו כיצד התהליך מתנהל ורק אז תוכלו להתחיל ולשפר את התהליכים שלכם. תזכרו אתם יכולים לשפר רק משהו שאם יכולים למדוד.

הדוגמה הכי פשוטה לזה היא: קמפיין שיווקי.

אם אתם רוצים להריץ קמפיין מסויים אבל לא מתעדים את המודעה שפרסמתם, את המסר ששלחתם ולא מבצעים שום מעקב שיעזור לכם להכריע אם הקמפיין עובד עבורכם או לא ? אתם בעצם מפספסים את כל המטרה ועדיף שלא תריצו את הקמפיין מלכתחילה.

אם אין לכם תהליך ברור להרצת קמפיין ולמעקב אחר התוצאות שאתם מקבלים, לעולם לא תדעו אם מה שאתם עושים הוא טוב או דורש שינוי על מנת לקבל תוצאות טובות יותר.

זו היתה דוגמה רק לשיווק, מה עם שירות הלקוחות? האם הלקוחות שלכם מרוצים? האם אתם מבזבזים כסף לחינם? האם יש לכם צווארי בקבוק בניהול העסק ואתם מפסידים כסף בעקבות כך? האם יש לכם משימה שלוקחת יותר מידי זמן לבצע? האם העובדים או שלכם מתלוננים על תהליך כלשהו?

אלו שאלות שאם אינכם יודעים את התשובה עליהן ?יש לבדוק בצורה מיידית את התהליך שמניע את הבעיה ולבחון כיצד ניתן לשפר אותו. 

כבעל עסק קטן, אתם יכולים להשאיר הרבה מאוד כסף על השולחן, אם לא תצליחו להגדיר, למדוד ולשפר כראוי את התהליכים בעסק שלכם.

בהצלחה,

נעמה